Was versteht man unter Verpflegungsmehraufwand? Wann kann ich diesen geltend machen? Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand?

Was versteht man unter einer Auswärtstätigkeit? Was ist eine erste Tätigkeitsstätte?

Was ist eine Auswärtstätigkeit?

Alle Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit entstehen, sind als Reisekosten im Rahmen der Werbungskosten abzugsfähig. Zu den Reisekosten zählen auch die Verpflegungskosten.

Für Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit können Sie generell nur Pauschbeträge geltend machen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, § 9 Abs. 5 EStG). Es ist nicht möglich, Verpflegungsausgaben einzeln nachzuweisen und dadurch höhere Beträge abzusetzen.

Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit am einzelnen Kalendertag – und zwar sowohl von der Wohnung als auch von der regelmäßigen Arbeitsstätte. Wenn Sie also morgens ins Büro fahren und von dort aus Ihre Auswärtstätigkeit antreten, beginnt die Abwesenheitsdauer erst mit der Abfahrt aus dem Büro. Beginnen Sie die Auswärtstätigkeit zu Hause, ist die Abfahrtszeit dort maßgebend.

Die Auswärtstätigkeit ist im EStG nicht definiert. Lediglich in § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG ist in einer Klammerdefinition die »auswärtige berufliche Tätigkeit« genannt. Danach ist eine Auswärtstätigkeit bei einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG) gegeben.

Was ist eine Tätigkeitsstätte?

Die Bestimmung dieser einen Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen sowie der diese ausfüllenden arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen/Verfügungen, hilfsweise mittels quantitativer Kriterien. Im Zweifel ist die räumliche Nähe zur Wohnung des Stpfl. maßgebend. Dabei ist künftig nicht mehr die Regelmäßigkeit des Aufsuchens, sondern vorrangig die Festlegungen des ArbG maßgebend.

Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der ArbN einer solchen Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 Satz 1 EStG) dauerhaft zugeordnet ist. Die dauerhafte Zuordnung des ArbN wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt (§ 9 Abs. 4 Satz 2 EStG). Das gilt unabhängig davon, ob diese schriftlich oder mündlich erteilt worden sind. Diese Zuordnung muss sich auf die Tätigkeit des ArbN beziehen; dies ergibt sich aus § 9 Abs. 4 Satz 3 EStG, der mit der beispielhaften Aufzählung darüber hinaus das Kriterium der Dauerhaftigkeit beschreibt (BMF vom 24.10.2014, BStBl I 2014, 1412, Rz. 5).

Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des ArbN zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den vorstehenden Kriterien oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, ist nach § 9 Abs. 4 Satz 4 EStG von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung auszugehen, an der der ArbN

• typischerweise arbeitstäglich oder
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

dauerhaft (s.o.) tätig werden soll (BMF vom 24.10.2014, BStBl I 2014, 1412, Rz. 25).

Was sind die gesetzlichen Regelungen zu Verpflegungsmehraufwendungen?

Gesetzeswortlaut des § 9 Abs. 4a EStG:

(4a)  Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind nur nach Maßgabe der folgenden Sätze als Werbungskosten abziehbar. ²Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen. ³Diese beträgt

1. 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,

2. jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,

3. 12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, gelten die Sätze 2 und 3 entsprechend; Wohnung im Sinne der Sätze 2 und 3 ist der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet sowie eine Unterkunft am Ort der ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. 

Bei einer Tätigkeit im Ausland treten an die Stelle der Pauschbeträge nach Satz 3 länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die für die Fälle der Nummer 1 mit 120 sowie der Nummern 2 und 3 mit 80 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder aufgerundet auf volle Euro festgesetzt werden; dabei bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland. 

Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. 

Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die nach den Sätzen 3 und 5 ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 Prozent,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent,

der nach Satz 3 Nummer 1 gegebenenfalls in Verbindung mit Satz 5 maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag; die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen. ⁹Satz 8 gilt auch, wenn Reisekostenvergütungen wegen der zur Verfügung gestellten Mahlzeiten einbehalten oder gekürzt werden oder die Mahlzeiten nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a pauschal besteuert werden. ¹⁰Hat der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag nach Satz 8. 

Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für Verpflegung, ist ein Werbungskostenabzug insoweit ausgeschlossen. ¹²Die Verpflegungspauschalen nach den Sätzen 3 und 5, die Dreimonatsfrist nach den Sätzen 6 und 7 sowie die Kürzungsregelungen nach den Sätzen 8 bis 10 gelten entsprechend auch für den Abzug von Mehraufwendungen für Verpflegung, die bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung entstehen, soweit der Arbeitnehmer vom eigenen Hausstand im Sinne des § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 abwesend ist; dabei ist für jeden Kalendertag innerhalb der Dreimonatsfrist, an dem gleichzeitig eine Tätigkeit im Sinne des Satzes 2 oder des Satzes 4 ausgeübt wird, nur der jeweils höchste in Betracht kommende Pauschbetrag abziehbar. ¹³Die Dauer einer Tätigkeit im Sinne des Satzes 2 an dem Tätigkeitsort, an dem die doppelte Haushaltsführung begründet wurde, ist auf die Dreimonatsfrist anzurechnen, wenn sie ihr unmittelbar vorausgegangen ist.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2018 und 2019 in Deutschland?

§ 9 Abs. 4a Satz 3 regelt die Verpflegungsmehraufwendungen folgendermaßen:

Muss ich meine Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen um Frühstück kürzen? Wie hoch ist die Kürzung? (inkl. Beispiel)

Der Gesetzgeber sieht eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

• 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
• 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR, je nach nachdem ob es sich um ein Frühstück oder ein Mittag- bzw. Abendessen handelt. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt.

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff.
EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG),
unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Ein Arbeitnehmer erhält bei einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit im Zusammenhang mit einer Hotelübernachtung auf Kosten des Arbeitgebers Frühstück und Abendessen in Höhe von jeweils 20 (Frühstück) bzw. 30 EUR (Abendessen).

Beispiel Kürzung Verpflegungsmehraufwendungen Inland

Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich nach der Neuregelung wie folgt (siehe Haufe):

Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich jeweils um übliche Mahlzeiten und keine Belohnungsessen handelt.

Beispiel Kürzung Verpflegungsmehraufwendungen Ausland

Der Ingenieur I kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. I erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.
Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 39 Euro (Rückreisetag von Straßburg: 34 Euro, Anreisetag nach Kopenhagen 39 Euro) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 11,60 Euro (20 Prozent der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 58 Euro) auf 27,40 Euro zu kürzen.

Gibt es Besonderheiten, wenn ich längere Zeit bei einem Kunden arbeite? (Drei-Monats-Frist)

Ist ein Mitarbeiter länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschäftigt, greift die Dreimonatsfrist, auch “Dreimonatsregel” genannt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Die Dreimonatsregel besagt, dass ein Mitarbeiter nur für die ersten drei Monate seiner Auswärtstätigkeit steuerfreie Verpflegungspauschalen von seinem Arbeitgeber erhalten, bzw. diese über seine Einkommensteuererklärung geltend machen darf. Die Dreimonatsfrist beginnt mit dem ersten Tag der ersten Reise an eine auswärtige Tätigkeitsstätte, die mindestesten drei Tage andauert.

Der 3-Monatszeitraum wird vom Beginn der auswärtigen Tätigkeit an gerechnet. Das gilt auch dann, wenn er sich über das Jahresende hinweg erstreckt. Ein neuer 3-Monatszeitraum beginnt also nicht jeweils am 1.1.

Nimmt der Arbeitnehmer während der fortlaufenden auswärtigen Beschäftigung Urlaub, hat das keinen Einfluss auf den Ablauf der 3-Monatsfrist. Der Zeitraum wird auch nicht um die Dauer des Urlaubs verlängert. Entsprechendes gilt, wenn der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit erkrankt bzw. wenn die Auswärtstätigkeit durch Elternzeit oder Mutterschaftsurlaub unterbrochen wird. Auch andere Unterbrechungen, z. B. die vorübergehende Rückkehr des Arbeitnehmers in den Betrieb, führen zu keiner Verlängerung der 3-monatigen Frist.

Jede Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einer neuen 3-Monatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Es zählt nur die Unterbrechungsdauer. Demzufolge ist auch die krankheits- oder urlaubsbedingte Unterbrechung von mindestens 4 Wochen geeignet, um die 3-Monatsfrist erneut in Gang zu setzen.

Wie hoch sind die Verpflegungsmehraufwendungen 2019 fürs Ausland?

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für
die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf§ 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:
– Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
– Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
– Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, ist R 9.6 Absatz 3 LStR zu beachten.

Wie hoch sind die Verpflegungsmehraufwendungen 2020 für Reisen ins Ausland?

Für Länder, die in der Übersicht nicht aufgeführt sind, gelten die für Luxemburg ausgewiesenen Beträge. Für die nicht erwähnten Übersee- und Außengebiete eines Staates ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.